Zgubiony lub zniszczony akt notarialny – co zrobić?

Akt notarialny to dokument o szczególnym znaczeniu prawnym, potwierdzający dokonanie czynności, takich jak sprzedaż nieruchomości, darowizna, ustanowienie hipoteki czy sporządzenie testamentu. Jego zagubienie lub uszkodzenie może wywołać niepokój, szczególnie gdy dokument potrzebny jest do załatwienia spraw urzędowych lub sądowych. Na szczęście istnieją procedury umożliwiające uzyskanie odpisu dokumentu, nawet jeśli oryginał został utracony. W takich przypadkach ważne jest szybkie podjęcie odpowiednich kroków, by móc bez przeszkód kontynuować rozpoczęte działania lub ochronić swoje prawa. Usługi notariusza w Lublinie są dostępne w ofercie firmy Kancelaria Notarialna Agnieszka Kunecka i Marcin Jączek. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

 

Możliwość uzyskania wypisu z kancelarii notarialnej

W sytuacji, gdy oryginalny dokument został zniszczony, zgubiony lub skradziony, pierwszym krokiem powinien być kontakt z kancelarią notarialną, w której akt został sporządzony. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, oryginał aktu notarialnego nie trafia do rąk klienta – przechowywany jest w kancelarii przez okres wielu lat. Klient otrzymuje jedynie wypis, czyli urzędowe odzwierciedlenie treści aktu. W przypadku utraty wypisu, notariusz może wydać jego ponowną kopię, o ile osoba zgłaszająca się jest uprawniona do jej otrzymania. Konieczne może być okazanie dokumentu tożsamości oraz wykazanie interesu prawnego, na przykład poprzez przedstawienie wcześniejszej umowy lub numeru repertorium aktu. Koszt uzyskania kolejnego egzemplarza ustalany jest zgodnie z obowiązującym cennikiem. Jeśli kancelaria została zamknięta, akta przechowywane są w archiwum wskazanym przez sąd rejonowy – w takim przypadku wniosek o odpis należy złożyć do właściwego archiwum notarialnego, podając jak najwięcej danych identyfikujących dokument.

Zachowanie ciągłości prawnej i formalnej

Odzyskanie wypisu aktu notarialnego ma kluczowe znaczenie w sprawach dotyczących własności, dziedziczenia czy zabezpieczeń majątkowych. Brak dostępu do dokumentu nie oznacza utraty jego mocy – wszystkie zawarte w nim ustalenia nadal obowiązują, o ile zostały prawidłowo sporządzone i zarejestrowane. Problem pojawia się jednak w sytuacjach, gdy dokument trzeba przedstawić jako dowód w banku, urzędzie lub sądzie. Dlatego tak ważne jest, by niezwłocznie po stwierdzeniu jego utraty zadbać o uzyskanie nowego egzemplarza. W niektórych przypadkach pomocne może być wcześniejsze sporządzenie kopii prywatnej lub zabezpieczenie danych notarialnych w domowej dokumentacji. Należy również pamiętać, że niektóre akty – np. dotyczące nieruchomości – są odnotowywane w księgach wieczystych, co ułatwia ich identyfikację.